Выступление на деловом совещании

Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. Успех совещания во многом зависит от подготовки и организаторских способностей руководителя. Именно руководителем принимается решение о проведении совещания, составляется повестка дня, прорабатываются вынесенные на нее вопросы, составляется список участников, заготавливается проект решения. Хорошо подготовленное и организованное совещание не должно превышать 30-45 минут. Совещания, длящиеся 1,5-2 часа и дольше, малопродуктивны. Причины низкой эффективности проведения совещаний:

• недостаточная их подготовленность;

• невыполнение регламента: отступление от темы (разговоры ни о чем, демагогические выступления), неумение уложиться во временные рамки.

• нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи.

Структура совещания

1. Вступительное слово ведущего.

2. Выступления по повестке дня.

3. Обсуждение вопросов.

4. Принятие решения.

5. Заключительное слово ведущего.

Во вступительном слове характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее решения, дается анализ существующего положения дел и пути его изменения, зачитывается повестка дня, устанавливается регламент и правила работы.

Вы руководите совещанием

Если вы руководите деловым совещанием, то вы обязаны:

1. Начать его вовремя и завершить точно в назначенное время;

2. Согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

3. Сообщить о регламенте;

4. Назначить ответственного за регламент и протокол;

5. Позаботиться о том, чтобы протокол (на бумажном или элек-тронном носителе, по электронной почте) или выписки из него по-лучили все участники совещания.

Именно от вас в большей мере зависит создание атмосферы сотрудничества и конструктивное решение всех производственных вопросов. Поэтому жестко ведите совещание по пути к намеченным целям, предупреждайте о «снятии» выступлений не по существу вопроса, требуйте конструктивности критики. Ваша функция – следить за регламентом и не допускать затягивания выступлений. Напротив, поощряйте тех, кто проводит содержательный анализ и вносит реальные предложения. Регулируйте ход обсуждения с помощью вопросов:

• У вас все по этому вопросу?

• Вы еще что-то хотите добавить?

• Сколько минут вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль?

• Кто еще хочет высказаться по данному вопросу?

Активизируйте внимание участников совещания, а подводя итоги со-вещания, обобщите все сказанное, сформулируйте выводы, определите зада-чи на будущее.

Рубрики: Лекции | Дата публикации: 20.07.2010

Комментарии и Отзывы