Требования к оформлению деловых писем

Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного дело-вого письма является его аккуратное оформление. Какие реквизиты должно иметь деловое письмо? Перечень их выглядит следующим образом:

1. Дата

2. Номер

3. Ссылка на дату и номер полученного письма

4. Адресат

5. Заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо?

6. Текст

7. Отметка о наличии приложений

8. Подпись

9. Отметка об исполнителе.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке ор-ганизации (см. словарь основных терминов делопроизводства в хрестома-тии). В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро уз-нать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандарт-ными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписа-ния письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему да-ту и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и но-меру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать ин-формацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Ре-гистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. № 46 от 28.07.2008 на вх. №32 от 25.07.2008

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непо-средственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

ООО «ПОМАТУР» Директору рекламной

17. 02.2007 г. № 21/ОР-ОЗ фирмы «Пирамида»

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить вашей фирме…………

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкрет-ного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему адресату будет сложно начинать телефонный раз-говор, который может потребоваться для выяснения дополнительной инфор-мации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также же-лательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Для того чтобы вы еще раз зрительно представили все обязательные структурные составляющие делового письма, мы составили для вас следую-щую схему:

05.11.2007 № 89/01

На № 67/94 от 17.10.2007

Об изменении проекта

реконструкции склада

Уважаемый Сергей Викторович!

В соответствии с нашей договоренностью сообщаем, что ОАО «Помощь» выполняет проектирование, планирование, монтаж и пуск в эксплуатацию 2-3-этажных комплектовочных конвейерных установок с компьютерным управлением и весовым контролем для оборудования складов.

Переговоры с поставщиком программного обеспе-чения завершились 25.10.2007. Получено принципи-альное согласие на ведение монтажных работ, изго-товление установки для реконструкции склада Ва-шей компании. Для заключения договора необходи-мо представить проектную документацию (архитек-турный план здания, предназначенного для монтажа, планы водопроводных, электрических, отопитель-ных, вентиляционных и противопожарных комму-никаций) и техническое задание.

Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз.

С уважением,

Генеральный директор Подпись В.П. Василевский

А.П. Миронов

321-21-45

Вот краткие пояснения к этой схеме.

Область заголовка

I. Слева размещается угловой штамп с указанием наименования орга-низации, ее почтовых и других реквизитов.

II. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

III. Указывается регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное пись-мо.

IV. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

Собственно текст письма

V. Особенности оформления текста письма

• Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В пер-вой части излагается причина, основание или обоснование состав-ления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся осно-ванием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абза-ца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

• Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «про-шу…», «направляю..». В остальных случаях текст письма излагает-ся от 3-го лица единственного числа. Например: «Министерство считает…», «Государственный комитет рассмотрел…».

VI. Если к письму предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

Область подписи

VII. Эта область оформляется обычным образом: указывается долж-ность и фамилия лица, подписавшего документ.

VIII. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия ис-полнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) ука-зываются в нижней части листа письма с левой стороны.

Рубрики: Лекции | Дата публикации: 20.07.2010

Комментарии и Отзывы