Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

• экономия времени отправителя и адресата;

• гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

• гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение

2. Преамбула

3. Основной текст

4. Заключение

5. Подпись

6. Приложения

Дадим краткую характеристику каждому элементу.

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обра-титься так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый госпо-дин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов». За-помните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше ис-пользовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике ис-пользуется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном слу-чае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример

Генеральному директору

ООО «ВПЕРЕД»

Дубровскому П.И.

Уважаемый Петр Ильич!

или

Уважаемый господин Дубровский!

Преамбула

Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст

Далее в двух – четырех абзацах должна быть изложена ситуация, вы-ражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о кон-кретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и ло-гичного завершения письма.

Пример

Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Подпись

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Возможны вариан-ты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также гене-ральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель дирек-тора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается сво-им именем, недопустима.

Пример

С уважением,

Генеральный директор компании «Горизонт» Шестаков А.Д.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тек-сту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложе-ние на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Рубрики: Лекции | Дата публикации: 20.07.2010

Комментарии и Отзывы