Сбор информации.

На данном этапе руководитель должен получить ин-формацию с помощью, которой он оценивает фактические результаты работы.

Для получения информации могут быть использованы различные прие-мы и методы. Наиболее распространенными являются:

? наблюдение и личное участие, когда руководитель сам участвует в процессе реализации плана. Данный способ позволяет получать точ-ную и оперативную информацию, однако при этом затраты времени руководителя оказываются очень большими;

? сбор текущей и собственной статистики. На предприятиях в настоящее время действует следующая отчетность: статистическая, планово-экономическая, бухгалтерская, финансовая, по материально-техническому снабжению, сбыту, капитальному строительству, кадрам и проч. Собственная статистика применяется только в пределах от-дельного подразделения. Данный способ позволяет выявить тенден-ции, но требует значительных затрат усилий и времени от менеджера и его сотрудников. Не редко при этом допускается искажения информа-ции;

? регулярные отчеты или доклады. Предполагают проведение периоди-ческих встреч руководителя с исполнителями, в процессе которых оп-ределяются достигнутые исполнителем результаты. Является хорошим дисциплинирующим средством и позволяет достаточно быстро выяв-лять возникающие проблемы;

? контакты в исключительных случаях. Данный способ предполагает, что руководитель получает информацию в случае, если возникло от-клонение в ходе выполнения плана или какая-нибудь проблема.

Важно постоянно следить за соотношением усилий, уходящих на сбор информации и положительных результатов от ее использования.

Информация, полученная одним из перечисленных способов, сопостав-ляется с установленными стандартами деятельности. При выявлении отклоне-ния менеджер принимает решение о дальнейших действиях. Возможны сле-дующие варианты:

? продолжать наблюдение без вмешательства целесообразно в несколь-ких ситуациях. Если величина отклонения незначительна (укладывает-ся в диапазон допустимых отклонений), и при необходимости вмеша-тельство можно будет провести позже. Если есть предположение, что вмешательство может ухудшить ситуацию. Если существует ненулевая вероятность того, что выявленные отклонения являются результатом ошибки, допущенной при сборе информации и сравнении. Если нет возможности изменить цели или стандарты, когда они были оглашены. Если неясны причины отклонения;

? изменить «входы» управляемого процесса. Изменение «входов» пред-полагает следующие действия: привлечение дополнительных ресурсов (в том числе рабочей силы, выделение дополнительного времени); полное или частичное переделывание работы; дополнительное обуче-ние или инструктаж персонала; дополнительная мотивация; примене-ние дисциплинарных взысканий;

? изменить стандарты деятельности. Если, несмотря на изменение «вхо-дов», не удается улучшить ситуацию, руководитель решает вопрос о целесообразности изменения стандартов деятельности. Этот вариант корректирующих действий руководителя оправдан в нескольких си-туациях. Когда изменившиеся внешние обстоятельства делают стан-дарты не достижимыми. Когда исполнители, пытающиеся работать в соответствии с установленными стандартами, не имеют для этого не-обходимых умений, знаний, навыков. Когда руководство признано не-соответствующим и за оставшееся время достижение целей не пред-ставляется возможным. Если выявления ошибки, допущенные на этапе установления стандартов, что привело к установлению нереалистич-ных стандартов деятельности.

Изменение стандартов имеет серьезные негативные последствия:

? подорвет отношение со стороны персонала и к новым и к старым стан-дартам деятельности;

? подтолкнет людей к пренебрежению любыми стандартами деятельно-сти;

? подтолкнет людей, которые действительно напряженно работали, к ощущению, что все было пустой тратой сил;

? создаст ощущение провала в работе;

? негативно отразится на других аспектах работы подразделения и на деятельности других подразделений организации и организации в це-лом.

Эффективный контроль отличается следующими характеристиками:

? стратегическая направленность – контроля, отражающая и поддержи-вающая общие приоритеты в развитии организации;

? ориентация на результаты – конечная цель контроля не в том, чтобы собрать данные, а в том, чтобы решить задачи организации;

? соответствие делу – контроль должен соответствовать контролируемо-му виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что дейст-вительно важно;

? своевременность контроля – соответствие периода контроля контроли-руемому процессу;

? гибкость контроля – возможность приспособиться к изменениям;

? экономичность контроля – суммарные затраты на систему контроля не должны превосходить создаваемые ею преимущества.

Рубрики: | Дата публикации: 07.07.2010

Нужна курсовая или дипломная?