Этикетная составляющая любого делового письма

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – корректное отношение к партнеру. Деловое общение отличает особый морально-психологический климат – намеренно доброжелательный, не выходящий за пределы официального, иногда учтиво-сдержанного тона. Деловое общение исключает проявления личностных переживаний, индивидуальных черт ха-рактера и всего того, что может перевести деловое общение в плоскость дру-гих отношений. Участники делового общения – это равноправные, сотрудни-чающие между собой партнеры, обоюдно заинтересованные друг в друге при решении социально-практических задач.

Итак, нейтральность тона письма – главная особенность делового эти-кета.

Этикет делового письма начинается с обращения и включает весь со-держательный аспект письма. Даже если целью письма является высказыва-ние претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть адресата. Заботясь о поддержании его достоинства, вы сохраняете своё собственное.

Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:

• начинать послание с отказа. Следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоя-тельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

• навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно»;

• побуждать адресата к спешке при вынесении решения сло-вами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Луч-ше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

• отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

• оперативный и четкий ответ организации-отправителю. За-держка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежела-ние сотрудничать.

Соблюдение этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привыч-ным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже нау-чит превращать оппонентов в союзников.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. По-этому владение этим жанром деловой письменности входит в число приори-тетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предло-жение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не прихо-дит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком дело-вой письменности.

Рубрики: Лекции | Дата публикации: 20.07.2010

Комментарии и Отзывы