Деловое письмо. Классификация деловых писем

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную кор-респонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Де-ловое письмо – особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входя-щая документация.

Деловые письма – различные по содержанию документы, пересылае-мые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Деловые письма классифицируются по различным признакам.

По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

Существует классификация деловых писем, основанием которой явля-ется цель отправителя:

• письмо-просьба;

• письмо-приглашение;

• письмо-подтверждение;

• письмо-извещение;

• письмо-напоминание;

• письмо-предупреждение;

• письмо-декларация (заявление);

• письмо-распоряжение;

• письмо-отказ;

• сопроводительное письмо;

• гарантийное письмо;

• информационное письмо.

Заметим, что одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, то есть быть многоцелевым.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, кото-рая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а пере-писка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

• обычные, то есть письма, которые направляются в один ад-рес;

• циркулярные – письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентиро-ванные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бу-маги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления. Во второй, основной части письма осуществляются речевые действия:

Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор…

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов на-шего проекта…

Просим указать точные сроки….

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. В от-личие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содер-жит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, но-менклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламенти-рованных письмах.

Особо следует выделить рекламные деловые письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления). Реклама в них соседствует с деловыми предложениями. Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: язы-ковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой.

Рубрики: | Дата публикации: 20.07.2010

Нужна курсовая или дипломная?