Деловая переписка

В деловых письмах превыше всего

ясность и прозрачность…

Честерфилд

Документ. Реквизит. Виды деловой переписки

Письменное деловое общение представляет собой особый тип взаимо-действия людей. Люди контактируют ради социально-значимых целей. Поэто-му общение складывается не на основе личностных пристрастий и предпоч-тений, а на основе социальных интересов. Это объясняет отличительную особенность письменного делового общения – его формализованный харак-тер. Форма наряду с содержанием играет активную и не менее значимую роль.

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую переписку. В ос-нове письменных отношений физических и юридических лиц лежит обмен информацией, представленной в документированной формой.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, причем информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, которые называются реквизитами.

Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа. Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но оно четко определено правилами составления документа, государственным стан-дартом – ГОСТом. В хрестоматии дана необходимая информация о ГОСТе, утвержденном в 2003году, а также представлен перечень используемых в до-кументах реквизитов. Правила их оформления подробно описаны в пособиях по делопроизводству.

Деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю. В обобщенном виде деловую переписку можно представить в виде следующей таблицы.

Внешняя Внутренняя

Официальная Адресат: внешний.

Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий за-прос, пресс-релиз. Адресат: сотрудник вашей органи-зации.

Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.

Личная Адресат: внешний.

Примеры: приглашение, поздравление, соболезно-вание, рекомендательное письмо, благодарность. Адресат: сотрудник вашей органи-зации.

Примеры: письмо-ответ, информа-ционное письмо, приглашение, по-здравление, соболезнование, реко-мендательное письмо, благодар-ность.

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:

• на бумажных носителях;

• по электронной почте.

Рубрики: | Дата публикации: 20.07.2010

Нужна курсовая или дипломная?