Алгоритм процесса подготовки презентации

Старание и желание хорошо сделать презентацию ничего не значат,

если отсутствуют старание и желание хорошо подготовиться

Сергей Ребрик

Предлагаем использовать своеобразный алгоритм в процессе подготов-ки.

Первый этап – определение цели презентации, второй – определение специфики аудитории (или определение целевой аудитории).

Как мы уже говорили, все начинается с цели. Цель любой презентации – рассказать аудитории о чем-то важном для вас и интересном для нее. Эту цель можно и нужно озвучить. Но у вас есть и главная цель, о которой вслух вы не говорите. Вам нужно, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали определенным образом. И самое главное – поступали так, как это требуется вам. Хотя бы те из слушателей, кому в дальнейшем пред-стоит принимать решения по итогам обсуждения представленной вами ин-формации.

Итак, на первом этапе подготовки вы должны отчетливо представить себе, какова ваша цель, какое воздействие вы собираетесь оказать на слуша-телей. Помните о том, что презентация должна иметь стержневую идею (ос-новной тезис), которую необходимо ясно сформулировать с самого начала. Однако конкретная конечная цель презентации вами не озвучивается: к ее пониманию вы плавно и ненавязчиво подведете аудиторию во время своих рассуждений.

После ясной и лаконичной формулировки цели пора подумать о той аудитории, для которой предназначена ваша презентация. Определение целе-вой аудитории – второй, неразрывно связанный с первым, этап подготовки. Потому что именно цель позволит вам точно сформулировать и поставить задачи, ясно представить, что должны от вас узнать слушатели, в чем убе-диться и что сделать.

Каждому приятно осознавать, что что-то делается специально для него. Люди будут слушать вас, если то, что вы говорите, интересно, важно и по-лезно для них. Каждый из присутствующих должен понимать, что тратит время не напрасно. Ключевой момент в достижении вашей главной цели – представить ее слушателям так, чтобы она выглядела близкой к их целям. Для этого определите специфику вашей аудитории, составьте ее социально-психологический портрет. Постарайтесь найти то, что объединяет собрав-шихся людей. В составлении портрета помогут ответы на вопросы:

• Кто мои слушатели? Каковы их интересы? Возраст, соци-альный статус, пол. У каждой группы свои приоритеты и цели. Обя-зательно обратите внимание на наличие у ваших потенциальных слушателей опыта в той области, которой посвящена презентация. Без учета этого презентация может оказаться либо скучной, либо непонятной.

• Какую реакцию вы хотите получить от аудитории?

• Какие преимущества получат люди, если выслушают вас?

Составленный социально-психологический портрет учитывайте и в от-боре содержательной части презентации. Старайтесь использовать примеры, близкие и понятные данной аудитории. Ссылайтесь на то, что ей знакомо, используйте терминологию, которую люди понимают или могут использо-вать сами.

Есть еще одно преимущество создания социально-психологического портрета целевой аудитории: заранее зная, кто будет вас слушать, вы легко сможете предугадать, какие вопросы, скорее всего, будут заданы, соответст-венно, у вас будет время продумать стратегии и тактики ответов.

Ответы на вопросы – обязательная структурная часть презентации, она следует после вашего выступления. Как правило, после слов: «У кого есть вопросы?» наступает своеобразный «момент истины», в котором проверяется ваша внутренняя сила и степень владения материалом. Порой на этом этапе презентаторы напоминают профессиональных бойцов: они или нападают, или защищаются, оправдываясь. Заметим, что агрессивно-оборонительная позиция весьма не продуктивна. Гораздо больше очков вам принесет спокой-ствие и подчеркнуто нейтральное отношение к спрашивающему. Особенно пригодится на этом этапе умение беспристрастно оценивать суждение слу-шателя и находить в нем рациональное зерно.

Дадим вам несколько полезных советов:

• При ответе постарайтесь найти мостик между вопросом и основной мыслью. По максимуму используйте любую возможность продвижения основной идеи.

• Не превращайте ответ на вопрос в еще одну презентацию, вспомните афоризм А. Чехова: «Краткость – сестра таланта».

• Закончить презентацию лучше удачным ответом на вопрос.

Часто слушатели пытаются спросить вас о чем-то непосредственно во время проведения презентации. Можно корректно сказать: «На все вопросы я отвечу чуть позже», либо совсем коротко ответить, если вопрос важный и от-вет на него не нарушит структуры ваших рассуждений. Помните: отвечая подробно, вы легко можете сбиться с мысли и, нарушив регламент, рискуете не успеть сказать о самых важных моментах.

Рубрики: Лекции | Дата публикации: 20.07.2010

Комментарии и Отзывы