Решение организационных вопросов

Добросовестно проделов первую часть подготовительной работы, можно приступать ко второму этапу – решению организационных вопросов. К организационным вопросам относится определение времени, места встре-чи, состава участников команды, регламента переговоров. Решение органи-зационных вопросов должно приблизить вас к намеченной цели и помочь решить поставленные задачи.

Разумеется, решение этих вопросов требует согласованности действий участвующих сторон. Однако тут можно сэкономить усилия всей команды: от каждой стороны выделить опытных уполномоченных, которые и возьмут на себя ответственность за проведение этого подготовительного этапа. Руко-водителю делегации советуем все-таки не упускать из виду некоторые нюан-сы организационных вопросов, от которых в дальнейшем может зависеть ход проведения самих переговоров.

Место проведения

Выбор места проведения переговоров – значимый вопрос. Во-первых, с ним связана проблема конфиденциальности, во-вторых, правильно организо-ванная пространственная среда поможет расставить нужные смысловые ак-центы в ходе переговоров, в-третьих, многое определит и то, где вы предпоч-тете провести переговоры – в своем офисе или на территории оппонента.

Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества.

Например, при проведении переговоров на своей территории:

• всегда можете рассчитывать на своевременную консуль-тацию нужного специалиста;

• вы можете свернуть переговоры по собственной инициа-тиве в любой удобный для вас момент;

• психологическое преимущество на вашей стороне: оппо-нент пришел к вам, а не вы к нему (дома и стены помогают);

• можете с выгодой для себя организовать пространствен-ную среду.

Преимущества «игры на чужом поле»:

• вы не отвлечетесь на срочные дела и будете сосредоточе-ны исключительно на переговорном процессе;

• вы всегда сможете придержать информацию, сославшись на то, что вы не захватили ее с собой;

• вы снимаете с себя бремя организационных вопросов.

Если вас не устраивает ни один из вариантов – встречайтесь на ней-тральной территории!

Состав делегации

При подготовке к переговорам важно решить вопрос о полномочиях тех, кто в них участвует. В состав делегации должны входить компетентные в рассматриваемых вопросах люди. Возглавляет делегацию человек, способ-ный успешно провести стратегическую линию организации и своевременно решить оперативные проблемы. Как правило, это руководитель организации. Подбирая людей в команду для переговоров, обращайте внимание на их способ-ности к коммуникативному взаимодействию, на стремление к слаженности в работе во имя достижения общей цели. У членов вашей команды обязательно должно быть «чувство локтя», которое не раз поможет им в стрессовых си-туациях. Заранее распределите роли в команде: лидер (официальный руково-дитель), эксперт (специалист по существу обсуждаемой проблемы), спикер-ведущий (специалист по процедуре) и др. Предварительно согласуйте эти ро-ли внутри команды для выработки единого видения проблемы и процедуры переговоров. Заранее продумайте систему невербальных знаков, которые бу-дут являться своеобразным сигналом. Например, ваша просьба о стакане во-ды – сигнал для одного из членов вашей команды применить заранее огово-ренный тактический ход в обсуждения с вашими оппонентами. Как вы поня-ли, в идеале за стол переговоров должна сесть «сыгранная» команда, где ка-ждый игрок хорошо знает свою роль, видит свое место и предназначение в команде, а также хорошо представляет себе тот вклад, который он должен внести в работу команды для достижения общей цели.

Переговоры можно поручить провести и одному специалисту. Прини-мая решение о составе делегации, взвесьте все за и против.

Преимущества проведения переговоров одним человеком:

• Оппоненты не могут адресовать вопросы самым сла-бым участникам команды.

• Вся полномочия у одного человека.

• Оппоненту не удается ослабить ваши позиции за счет разногласий между членами вашей команды.

Преимущества командной работы на переговорах:

• Вероятность ошибок снижается из-за присутствия в ко-манде специалистов из разных областей.

• Обеспечивается обмен мнениями в ходе обсуждения и принятия решений (своеобразный мозговой штурм). Вспом-ните команды знатоков в игре Что? Где? Когда? Они спо-собны выдать правильный ответ всего за одну минуту.

• Команда создает более сильную оппозицию противопо-ложной стороне. Всегда можно сослаться на членов своей команды в качестве предлога для получения уступок или оп-равдания «невозможности» идти на уступки («Я должен счи-таться с мнением коллег…»).

Итак, в организационной части подготовки переговорного процесса об-ратите особое внимание на следующие моменты:

• сроки и время проведения переговоров;

• выбор места проведения переговоров;

• правильную организацию пространственной среды;

• состав собственной делегации, распределение ролей на время проведения переговоров;

• финансовое обеспечение переговорного процесса.

В завершение разговора о важности подготовительного этапа перего-ворного процесса вернем вас к афоризму Сервантеса, использованному нами в качестве эпиграфа. Плохо подготовленные и проведенные переговоры, не-верно принятые решения и соглашения могут лишь усилить разногласия сто-рон и в конечном итоге привести к обострению конфликта, а затем и разрыву деловых отношений. Такова цена ошибки. Вы готовы ее заплатить?

Рубрики: | Дата публикации: 20.07.2010

Нужна курсовая или дипломная?